Как организовать корпоратив с лазертагом — подробный чек-лист

Корпоратив с лазертагом сложнее обычного банкета: нужно учесть игру, площадку, одежду, питание, дорогу и тех, кто не хочет бегать. Хорошая новость — большую часть работы можно разложить по срокам и спокойно закрыть заранее. Этот чек-лист поможет ничего не упустить.

За месяц и раньше

Определите основные параметры

• Цель мероприятия. Праздник, тимбилдинг, встреча после проекта — от этого зависит программа.
• Примерное число участников. Узнайте, сколько человек планирует прийти, хотя бы с точностью до десятка.
• Бюджет. Что в него входит: игра, зона отдыха, еда, трансфер, призы. Стоимость сильно зависит от клуба, формата и количества людей, поэтому запросите несколько предложений.
• Дата и время. В выходные популярные площадки заняты, бронируйте заранее. Будний вечер бывает удобнее и свободнее.

Выберите клуб и площадку

Крытая арена подходит в любую погоду и обычно ближе к городу. Открытая площадка даёт больше места для сценариев, но нужен запасной план на дождь. Варианты удобно сравнить в разделе площадок.

Вопросы клубу:

1. Сколько человек может играть одновременно и сколько всего принимает площадка.
2. Есть ли зона отдыха, где можно поесть и переодеться.
3. Что входит в программу: инструктор, количество раундов, сценарии, фото.
4. Можно ли привезти свою еду или нужно заказывать на месте.
5. Есть ли парковка и как добраться общественным транспортом.
6. Какие условия переноса и отмены.

За две недели

• Соберите точный список. Простая анкета: участвует ли человек в игре, нужна ли помощь с дорогой, есть ли ограничения в питании.
• Утвердите программу с клубом. Сколько длится игра, когда перерыв, когда еда.
• Решите вопрос с питанием. Доставка, кафе при клубе или ресторан после игры.
• Организуйте трансфер, если площадка за городом. Автобус от офиса снимает много вопросов и гарантирует, что все приедут вовремя.
• Продумайте призы. Грамоты, кубок для победившей команды, шуточные номинации.

За неделю

Отправьте участникам памятку:

• дата, время сбора, адрес и способ добраться;
• что надеть: удобная одежда, которую не жалко испачкать, закрытая спортивная обувь;
• что взять: сменную одежду, полотенце, если есть душ;
• программа и примерная продолжительность;
• контакт организатора на месте.

Уточните у клуба финальное количество людей и подтвердите бронь.

Накануне

• Проверьте прогноз погоды, если площадка открытая.
• Ещё раз подтвердите время с клубом, трансфером и доставкой еды.
• Сохраните список участников и телефоны — лучше и в телефоне, и на бумаге.
• Подготовьте призы и всё, что везёте с собой.
• Напомните участникам о времени сбора.

В день мероприятия

1. Приезжайте раньше. Организатору стоит быть на месте минут за тридцать до остальных.
2. Отметьте участников. Кто пришёл, кто опаздывает, кто не придёт.
3. Проследите за инструктажем. Его должны пройти все игроки, включая опоздавших.
4. Разделите команды. Удобнее всего смешанные составы — меньше соперничества отделов и больше общения.
5. Займите тех, кто не играет. Им нужны удобные места, напитки и, возможно, роль судей или фотографов.
6. Следите за временем. Чтобы игра не съела время, отведённое на еду и общение.
7. Сделайте общее фото, лучше в экипировке.

Безопасность и здоровье

• Инструктаж обязателен для всех без исключения.
• Алкоголь — только после игры, никогда не до и не во время. Большинство клубов не допускают к игре нетрезвых участников.
• Попросите людей с ограничениями по здоровью сообщить о них заранее — им подберут подходящую роль.
• Вода должна быть в свободном доступе.

После мероприятия

• Поблагодарите клуб и участников.
• Разошлите фотографии.
• Соберите короткие отзывы: что понравилось, что улучшить.
• Запишите, что сработало, а что нет, — в следующий раз организация займёт заметно меньше времени.

Короткий итог

Распределите задачи по срокам, сообщите людям всё, что им нужно знать, и оставьте запас времени в программе. Тогда в день мероприятия вам останется только следить за расписанием и играть вместе со всеми.